Inventário de frota em 5 dias: passo a passo e checklist

Pergunte quantos veículos a empresa tem ao financeiro, ao RH e ao gestor de operação. É comum receber três números diferentes. O financeiro conta o que está no ativo, o RH conta o que tem motorista escalado e a operação conta o que sai da garagem. Enquanto isso, existe o número que vale perante o governo: os veículos registrados no CNPJ da empresa.

Sem esse número fechado, não há controle de custo, de multa, de manutenção nem de documento que se sustente. Este guia mostra como fazer o inventário da frota em cinco dias úteis, com uma tarefa por dia, as consultas oficiais que dão a base e uma tabela do que fazer com cada divergência que aparecer.

Por que o inventário vem antes de qualquer controle

Todo indicador de frota divide alguma coisa por um número de veículos. Se o denominador está errado, o custo por km rodado e a taxa de veículo ocioso saem errados junto. O mesmo vale para o orçamento de manutenção e para a previsão de licenciamento.

O inventário também revela três problemas que ninguém vê de dentro da rotina: veículo que está no cadastro e já não existe na empresa, veículo que roda e não está no cadastro, e veículo vendido que continua no nome da empresa, recebendo notificação de multa de quem o dirige. Esse último caso é tratado em detalhe no post sobre os prazos da comunicação de venda.

O que separar antes de começar

• Planilha do ativo imobilizado ou relação de bens do contador;
• Contratos de locação, leasing e financiamento, com a lista de placas de cada um;
• Apólices de seguro de frota, que costumam listar placa e chassi;
• Extratos do cartão combustível e dos pedágios, que mostram placas que realmente circulam;
• Certificado digital da empresa (e-CNPJ), necessário para consultar os veículos da pessoa jurídica no Portal de Serviços da Senatran;
• Uma planilha em branco com as colunas: placa, chassi, Renavam, tipo, ano, responsável, situação, quilometragem, data da conferência e observações.

Dia 1: monte a lista-mestre com todas as fontes

Junte as placas de todas as fontes da lista acima numa única planilha, sem apagar duplicatas ainda. A ideia é que cada veículo apareça pelo menos uma vez e que você enxergue em quantas fontes ele consta. Um veículo que aparece só no extrato do cartão combustível e em nenhum contrato merece atenção especial no dia 5.

Preencha o que já souber e deixe em branco o que não souber. Chassi e Renavam você vai buscar no CRLV-e, que é o documento de registro e licenciamento em formato digital, emitido pela Senatran sem custo e com a mesma validade jurídica do documento impresso, segundo o serviço no gov.br.

Dia 2: confira cada veículo no Portal de Serviços da Senatran

Este é o dia que dá peso ao inventário. Pelo Portal de Serviços da Senatran, a empresa com certificado digital cadastrado acessa a opção "Consultar Meus Veículos" e vê a lista dos veículos registrados no seu CNPJ. Para cada um, o portal mostra os dados de identificação e indicadores de situação: restrições, roubo ou furto, recall, multas do Renainf e comunicação de venda. Também é ali que se indica o principal condutor, assunto do post sobre como indicar o principal condutor.

• Compare a lista do portal com a sua lista-mestre, placa por placa;
• Baixe o CRLV-e de cada veículo e salve no cadastro, já com o nome padronizado (placa e ano);
• Anote qualquer restrição, indicação de roubo ou furto e multa em aberto na coluna de observações;
• Consulte o recall pendente pelo mesmo portal (bloco Veículos, "Consultar Recall Pendente") ou pelo aplicativo da Carteira Digital de Trânsito, informando placa ou chassi. A consulta cobre recalls divulgados pelas montadoras desde 17/03/2011. O post sobre recall explica por que ele pode travar o licenciamento.

Se a sua frota é grande e a conferência manual ficou inviável, a Senatran orienta que quem precisa de volume alto de consultas peça autorização e contrate o Serviço de Consulta On-line Senatran. Para a maioria das frotas pequenas e médias, a consulta pelo portal basta.

Dia 3: veja o veículo de perto

O portal diz o que existe no papel. O dia 3 confirma o que existe na rua. Para cada veículo, alguém vai até ele e registra: foto da frente com a placa visível, foto do painel com a quilometragem, número do chassi conferido contra o CRLV-e e estado geral.

• Confira se a placa e o chassi batem com o documento;
• Registre a quilometragem e a data, que viram o ponto de partida do controle de manutenção;
• Olhe os itens obrigatórios, usando a lista de equipamentos obrigatórios;
• Anote pneus, lataria e vidros com problema aparente, que alimentam o plano de manutenção preventiva.

Veículo que está fora da base, em viagem ou na oficina, entra na conferência com foto enviada pelo motorista ou pelo mecânico, com data. Se não for possível ver o veículo na semana, ele fica marcado como "não conferido" e não como "ok".

Dia 4: ligue cada veículo a um responsável

Um veículo sem responsável é o que mais acumula multa sem dono, atraso de manutenção e documento vencido. Neste dia, cada linha da planilha ganha dois campos: quem responde pelo veículo (um setor ou uma pessoa) e quem costuma dirigir.

Aproveite para conferir a situação dos motoristas ligados à frota: validade da CNH, exame toxicológico para as categorias que o exigem e cursos especializados. Sobre cursos, vale ler o post do curso MOPP sem validade, que mostra o que ainda precisa de controle. O objetivo não é auditar o RH, e sim saber se algum veículo está ligado a um motorista com documento irregular.

Dia 5: feche as divergências e defina a rotina

Com as quatro etapas feitas, a planilha vai ter linhas que não fecham. É normal. O trabalho do último dia é classificar cada uma, dar um dono e um prazo. A tabela abaixo cobre os casos mais comuns.

Por fim, defina a rotina que mantém o inventário vivo. Sem isso, em três meses a planilha volta a ser aquela do começo. Um bom mínimo: toda compra, venda, baixa ou troca de responsável atualiza a planilha no mesmo dia, e uma conferência rápida contra o portal é refeita todo mês.

Checklist final do inventário

• Toda placa de todas as fontes está na lista-mestre
• Chassi, Renavam e CRLV-e de cada veículo estão no cadastro
• Cada veículo foi consultado no Portal de Serviços da Senatran
• Recall, restrição, roubo ou furto e multas foram anotados
• Vendas sem comunicação foram identificadas
• Cada veículo tem foto, quilometragem e data da conferência
• Cada veículo tem um responsável definido
• Toda divergência tem dono e prazo
• A rotina mensal de atualização está agendada

Erros que fazem o inventário morrer na primeira semana

• Fazer uma vez só. Inventário sem rotina de atualização vira retrato velho;
• Confiar só no papel. Sem a conferência física, veículo vendido e veículo esquecido passam despercebidos;
• Deixar o responsável em branco. O veículo continua sem dono e a multa continua sem destino;
• Marcar "ok" sem ver. O que não foi conferido precisa aparecer como pendente.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes